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Quel logiciel pour une petite société de maintenance ?

Une petite société de maintenance a besoin que le bureau et les techniciens travaillent sur la même information : la demande saisie au bureau arrive sur le téléphone du technicien, et ce qu'il renseigne sur place revient au bureau pour établir le devis et la facture. Interlya répond à ce besoin avec un planning d'équipe, un suivi des statuts d'intervention et des documents générés à partir des mêmes données.

Interlya est un logiciel de gestion d’interventions qui relie les demandes clients, le planning, les rapports terrain, les devis et les factures, pour les techniciens indépendants et les petites sociétés de maintenance.

Rédaction : Interlya, éditeur du logiciel.

Dernière mise à jour :

Le problème d'une société avec un bureau et des techniciens

Dès qu'il y a un bureau et plusieurs techniciens, l'information circule par téléphone, par mail, par messages et par tableur. Le bureau ne sait pas toujours où en est une intervention, le technicien n'a pas toujours le bon site ni la bonne référence, et le devis comme la facture sont refaits à partir de notes manuscrites ou de photos envoyées en vrac.

Résultat : des appels pour savoir « où ça en est », des oublis de facturation, et des factures retardées parce qu'il manque une preuve de passage ou une référence.

Pour comparer votre organisation actuelle avec un outil partagé, consultez notre guide sur les limites d’Excel, du carnet et de WhatsApp .

Comment Interlya le résout

  • Un planning d'équipe lisible

    Le calendrier présente les techniciens en lignes et les jours en colonnes, avec des pastilles de couleur par type de travaux. Les interventions « à planifier » se glissent sur un technicien et un jour, et les indisponibilités sont grisées.

  • Des statuts et des repères partagés

    Chaque intervention suit un parcours clair (nouvelle, à planifier, planifiée, en cours, terminée, à deviser…). Des repères paramétrables (matériel à commander, à relancer, en attente client…) complètent le statut sans le faire exploser.

  • Un bon d'intervention rempli sur place, repris au bureau

    Le technicien renseigne la prestation, les fournitures, le temps passé, les photos et la signature sur son téléphone. Le bureau retrouve tout dans la fiche de l'intervention et en tire le devis et la facture sans ressaisie.

  • Du devis à la relance, avec un suivi de ce qui reste à facturer

    Devis et factures sont édités en PDF, les factures échues peuvent être relancées par client en trois niveaux, et un export comptable (CSV, FEC, Sage, Ciel, EBP, Quadra) prépare le travail du comptable.

  • Des droits adaptés à chaque rôle

    Administrateur, gestionnaire, technicien ou consultatif (lecture seule) : chacun voit ce dont il a besoin, et le technicien n'a pas accès aux prix.

Exemple fictif

Passer une intervention du bureau au technicien, puis à la facturation

Cette illustration explique un parcours possible. Elle ne décrit pas un résultat obtenu chez un client.

Le bureau crée un dépannage pour une boutique et l’affecte à un technicien disponible. Pour vérifier le passage de relais pendant un essai, utilisez ce même dossier dans la gestion et sur le téléphone du technicien, avec des comptes de démonstration.

Vérifiez trois étapes : la mission et le site sont consultables sur le téléphone ; le rapport et les pièces enregistrés sont retrouvés au bureau après actualisation ; la facture préparée reste rattachée à cette intervention. Une intervention terminée n’est pas automatiquement une facture émise.

Consultez ensuite l’état de facturation dans la liste. Il dépend des factures enregistrées : renseigner le travail effectué ne signifie pas que le client a payé. Le rapport de démonstration montre un exemple de document disponible à l’issue du travail terrain.

Les décisions qui restent au bureau

L’affectation du technicien et les ajustements du planning restent des choix de votre équipe. Le bureau retrouve les statuts à l’ouverture ou à l’actualisation des pages ; cette présentation ne promet pas un suivi permanent de la position des salariés ni une optimisation automatique des tournées. Une connexion internet est nécessaire sur le terrain.

Les fonctionnalités utiles pour ce parcours

Questions fréquentes

Combien d'utilisateurs peut-on avoir ?

Autant que nécessaire : le tarif est calculé par utilisateur et par mois. Chaque utilisateur a un rôle : administrateur, gestionnaire, technicien, ou consultatif en lecture seule.

Comment le bureau planifie-t-il les interventions ?

Dans un calendrier en grille techniciens par jours, où l'on glisse une intervention depuis la liste « À planifier » vers un technicien et un jour. Les indisponibilités des techniciens (congés, formation…) sont grisées, et chaque technicien a aussi sa vue individuelle.

Les techniciens voient-ils les prix des devis ?

Non. Quand un devis est approuvé, le technicien consulte un bon de travail qui liste ce qui a été validé (désignations, quantités, unités) sans les prix.

Comment suit-on ce qui reste à facturer ?

L'état de facturation de chaque intervention terminée est calculé à partir des vraies factures : à facturer, facturée, réglée ou en litige. Il se filtre dans la liste des interventions et se résume sur le tableau de bord.

Les statuts sont-ils mis à jour en direct ?

Les informations terrain sont enregistrées depuis le téléphone ; le bureau les retrouve en ouvrant ou en actualisant la liste. Le passage « sur site » ou « terminé » fait évoluer l'avancement de l'intervention. Il n'y a pas de rafraîchissement automatique à la seconde ni de suivi permanent de la position du technicien.

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